Versión de HTML Básico
diferentes al papel, por ejemplo: ustedes tienen gran parte de los registros
contenidos en una agenda digital, un teléfono celular o la unión de estos
dos, los fotografías ahora son digitales y rara vez se imprimen.
Es conveniente separar los diferentes soportes documentales, dado
que según el soporte se deben tener ciertas medidas de conservación, de
la siguiente manera:
Soporte electrónico:
(equipo de cómputo, disco duro extraíble,
USB) se debe dar una estructura a los documentos generados y conser-
vados en dichas unidades, similar a la que se utilice con el soporte papel;
abrir un archivo con el nombre de la persona y/o familia correspondiente
y al interior abrir carpetas con los temas requeridos, se sugiere, nombrar
los archivos, carpetas y documentos, con palabras cortas que indiquen
realmente a lo que se refiere el contenido de la carpeta o documento. Por
seguridad, la información contenida en los computadores y otros elemen-
tos similares, debe ser copiada en otro medio de almacenamiento, igual-
mente se debe evitar almacenarla cerca a elementos que generen ondas
electromagnéticas, como son los electrodomésticos.
Soporte magnético:
(cintas de vídeo, cassetes) La información con-
servada en cintas, debe ser corrida por lo menos cada tres meses, con el
fin de evitar hongos y detectar algún daño; garantizando así su adecuada
conservación. Igualmente se sugiere verificar el funcionamiento de los
elementos lectores o determinar la migración de la información a otro me-
dio que garantice su acceso y conservación. Actualizar el formato a las
versiones vigentes, con el fin de posibilitar la recuperación de la informa-
ción (betamax a .VH y a su vez a DVD).
Soporte óptico:
(CD, DVD, discos ópticos) La información conserva-
da en este soporte debe cuidar la temperatura, dado que altas temperatu-
ras ocasionan deterioro en la información contenida en dicho soporte, se
recomiendan bajas temperaturas para su adecuada conservación.
Soporte papel:
Se deben retirar todo tipo de ganchos metálicos,
clips, adhesivos; evitar el uso de pegantes y la perforación de los mismos.
En caso de que el documento posea sellos o tintas especiales, se reco-
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Margarita María Torres Rodríguez